アイツのつくりかた

鳴門のかたすみのみどりの机の上でイラストを描いて生きています

自分を「キライ」にならない時間管理の方法【前半】

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みなさまこんにちは。

 

絵と手描き文字で伝わるデザイン

 

aitsu factoryのみかりんです。

 

 

 

最近、立て続けに、

 

 

「みかりんは、個人で在宅でお仕事をしているけど、

 

時間管理はどうやってるの?」

 

 

と質問を受けました。

 

 

 

 

 

同じ在宅ワーカーの方ともお話して、

 

「やっぱりそうだよね~」ということもたくさんあったので、

 

あくまで一例として、シェアしようと思います。

 

 

 

題して

 

「自分をキライにならない時間管理の方法!」

 

 

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私、ほんとについ最近まで!!!

 

この時間管理がほんとーーーーーにできなくって

 

 

仕事がちょっと詰まってきただけで、もうパニック!!!

 

 

ほんとうにこれは恥ずかしい話なんですが、

 

勝手に自分でいっぱいいっぱいになって、

 

 

得意先さんに電話越しで泣きながら

 

できません~」とこぼしたことも…(^^;)

 

あの時はほんとうにごめんなさい

 

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これ、完全に事業主としてアウトですからー。

 

 

 

 

このいっぱいいっぱいになる要因は何か?と分析したところ。

 

 

まずは①物理的要因。

 

自分のキャパ以上の納期で仕事を受けている→

 

自分の仕事の処理能力が分かってない

 

 

そして②精神的要因。

 

立て続けにタスクが来た時に、

 

物理的な作業時間を計算する前に、

 

「やらなくちゃ」という気持ちだけが、頭の中でウワーッとなって、

 

パニックになる。

 

 

この二つの要因だと思います。

 

 

この二つの要因が解決したら、

 

時間管理はスッキリするはず。

 

 

実はこの二つの要因とは言うなれど、

 

実は原因は一つなのです。

 

 

 

どんな「壮大なお仕事」も、

 

細分化していくと、ひとつひとつの「作業」となっていきます。

 

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細かく分けて、スケジュールに割り振って見える化していく。

 

 

 

「壮大な仕事」= 訳が分からないもの

 

と捉えてしまうと、

 

どれだけの所要時間か分からず、

 

②の精神の不安定につながりますが、

 

 

 物理的に冷静に細分化すると、スッキリ!

 

焦らず楽しくお仕事ができる!!

 

 

ということにようやく気づきました!

 

 

 

てなわけで、私が仕事が来た時にまずやることは、

 

付箋にそのお仕事内容と締め切りを書いて、手帳にはりつける。

 

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どんな細かい仕事も必ず書いてはります!

 

(なぜなら右向いて左向いたら忘れるから)

 

 

 

私は2年間、ほぼ日手帳のウィークリーを愛用してて、

 

来年の手帳ももう注文しました♪ 来年はウルトラマン♪♪

 

www.1101.com

 

 

 

ウィークリーの部分の、右側のフリースペースに

 

付箋をガーッと貼っていく。

 

 

 

左側のウィークリーのスケジュールのところには、外出する事柄をかきます。

 

(打ち合わせ、セミナーなど)

 

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そして作業可能時間に蛍光マーカーを塗っておくと、

 

さらに使える時間が分かってgood

 

 

 

右側の付箋の締め切り日と、左側の空き時間を見比べながら、

 

一週間にやるべきことを付箋で残していきます。

 

 

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その週で手に負えないもの、急がないものは、次週や、その先に貼り付けます。

 

 

 

そうしたら、一週間の間にすべきことが見えてくる!

 

 

 

そして、それを11日にざっくりと割り振っていきます。

 

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そして、ここが超重要!!

 

必ず、夜寝る前に、

 

次の日することリストを作る!!

 

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手帳から、翌日することを書き写して、

 

チェックボックスも作って

 

作業机の上に置いてから眠ります。

 

 

こうしておくと、

 

翌日、手帳を開くこともなく!何の迷いもなく!

 

この作業だけしていけばいいので

 

朝から100パーセント有意義に時間が使えます!

 

 

あと、このやることリストに

 

「自分のことをキライにならない」時間管理をするコツがあります。

 

 

そのコツは2

 

①本当にちょっとしたタスクも書く

(○○さんに電話するとか、メールするとかから、郵便局に手紙を出しに行く!まで!)

 

 

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これは、ちょっとしたことも忘れずに確実にこなすということもあるんですが、

 

たくさんチェックボックスをつぶせると、

 

「私今日がんばった!」と思える(笑)

 

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②自分ができる!と思う仕事よりすこーしだけ緩めのタスク設定にする。

 

 

いつもいっぱいいっぱいに予定を設定しておくと、

 

イレギュラーのお仕事や出来事ができた時に、ものすごく焦る。

 

 

また、できなかった時に

 

「また私できなかった。私のバカバカバカーーーー!!」

 

と自分を責める。

 

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このようなことがありますので、

 

ちょっと緩め設定にしておいて、

 

 

早く仕事が終わったら、

 

次のタスクを先取りするもヨシ、

 

ちょっとゆっくり読書や情報収集するもアリ。です。

 

 

 

この「仕事の見える化」システムを確立してから、

 

 

 

自分の中で今までは、

 

「うわー!仕事がこなせないーーー!!」と焦っていたのが、

 

 

 

「この仕事はこれだけ時間がかかって、ここまでが締め切りなので、

 

この日から着手すればいい」

 

と、整理がつくようになりました。

 

 

 

その整理をしておくと、

 

新しいお仕事を受ける時も、だいたいの着手可能時期がわかるので、

 

それを伝えればよい。

 

 

「今はできないけど、この辺りから着手できます。」

 

と伝えておくと、

 

お相手の方も納得してくださるということも、ようやく分かってきました。

 

 

 

みなさんはどんな感じで時間管理してますか?

 

またよいアイデアあったら教えてくださいね♫

 

 

「えっ!?でも、在宅ワーカーって、いろんな誘惑あることないですか?

 

いろんなイレギュラーも起こるし。

 

それにはどう対処しているの?」

 

 

 

と思ってくださった方のために、

 

 

「いろんな誘惑」

 

の回避についても

 

自分なりにやっていることがあるので、

 

 

 

また次回、【後半編】として、お伝えしようと思います♫

 

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最後まで読んでくれてありがとうございました!

 

 

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